Sprawdź termin
Strona główna Organizacja konferencji na wysokim poziomie - praktyczny poradnik

Organizacja konferencji na wysokim poziomie - praktyczny poradnik

Planowanie profesjonalnego wydarzenia firmowego bywa trudne, a dobra organizacja konferencji to nie lada wyzwanie. Ilość spraw, o których trzeba pamiętać i narażenie na krytykę uczestników może być stresujące. Warto opracować odpowiedni plan działania, aby mieć wszystko pod kontrolą i o niczym nie zapomnieć. Poniżej prezentujemy kilka praktycznych porad, dzięki którym zorganizowanie konferencji będzie przyjemnym i satysfakcjonującym zadaniem.

Na początek - ustalenie charakteru wydarzenia

Pierwsza rzecz, którą należy się zająć to określenie, jaki charakter będzie miało planowane wydarzenie - kameralne spotkanie czy międzynarodowa konferencja z dużą ilością uczestników? Pozwoli to na stworzenie spójnej koncepcji eventu i ustalenie kolejnych aspektów organizacyjnych, takich jak budżet oraz miejsce. Ułatwi także wyobrażenie sobie takiego spotkania i dopięcie wszystkiego na ostatni guzik. W tym celu warto zadać sobie kilka pytań:

 

  • Jaka jest przewidywana liczba uczestników? Kilkanaście, a może kilkaset?;

  • Jaki jest ich profil - lepsze będzie kameralne spotkanie i swobodna atmosfera czy prestiżowe wydarzenie w charakterze biznesowym?;

  • Jakie są ich oczekiwania? Chcieliby nauczyć się czegoś nowego, móc prowadzić wyrównaną dyskusję na doskonale znany wszystkim temat, a może wspólnie znaleźć rozwiązanie jakiegoś problemu?;

  • W jakim mówią języku? Czy trzeba zapewnić tłumacza dla uczestników konferencji?;

  • Ile czasu potrzeba, aby osiągnąć w pełni wszystkie cele spotkania? W niektórych przypadkach wystarczy kilka godzin, lecz jeśli temat konferencji jest bardzo rozbudowany, może istnieć potrzeba rozłożenia jej w czasie, np. na dwa dni.

Rozważenie tych kwestii pomoże stworzyć wstępną wizję spotkania i sprawi, że każdy kolejny element organizacji będzie ze sobą doskonale współgrał, tworząc uporządkowaną całość. Dzięki temu oczekiwania gości zostaną spełnione i nikt nie będzie miał poczucia, że zmarnował czas. Gdy te ustalenia mamy już za sobą, pora zająć się szczegółowym planem wydarzenia.

Stworzenie planu konferencji

Organizacja szkoleń i konferencji jest złożonym zadaniem, zatem dobry plan to podstawa. Musi on uwzględniać dokładny harmonogram wydarzenia, dlatego na tym etapie należy szczegółowo określić tematykę i poruszane zagadnienia, aby stworzyć przejrzysty program. Trzeba dokładnie ustalić priorytetowe obszary danego tematu, żeby wiedzieć na czym się skupić, a które kwestie poruszyć tylko pobieżnie. W ten sposób łatwiej będzie dobrać odpowiednich prowadzących, będących specjalistami w danej dziedzinie. Gdy te kwestie są już ustalone, można zacząć tworzyć szczegółowy program uwzględniający ilość i długość przerw, catering i ewentualne dodatkowe atrakcje oraz transport i nocleg, jeśli jest on potrzebny. Program konferencji należy przekazać wszystkim uczestnikom, dlatego powinien on zawierać chronologiczną listę wystąpień i poruszanych tematów, a także wyraźnie zaznaczone przerwy. Ważne są także aspekty wizualne.

Dobry układ takiego programu zawiera:

  • podstawowe informacje na temat spotkania, takie jak nazwa i logo organizatora, tytuł i temat konferencji, data i miejsce;

  • nagłówki poprzedzające harmonogram danego dnia, np. "Dzień II - 8.02.2020";

  • chronologiczny spis wystąpień wraz z godzinami ich trwania;

  • informację o planowanej godzinie zakończenia wydarzenia;

  • dane kontaktowe organizatorów, logo i informacje o sponsorach - te elementy należy umieścić na samym dole.

Profesjonalnie przygotowany program da uczestnikom konkretne informacje na temat wydarzenia, w którym biorą udział, a także poczucie, że spotkanie zorganizowane jest na wysokim poziomie. Stworzenie takiego planu daje również wiele korzyści organizatorom, ponieważ obrazuje przebieg konferencji i ułatwia przejście do kolejnego etapu planowania, czyli przygotowania kosztorysu.

Określenie kosztów

Budżet jest jedną z ważniejszych spraw podczas organizacji konferencji. To on determinuje skalę wydarzenia i obecność dodatkowych atrakcji. Jeśli naszym celem jest zaplanowanie szkolenia dla kilkunastu osób, to oczywistą sprawą jest, że koszt takiego przedsięwzięcia będzie dużo mniejszy, niż w przypadku ekskluzywnego bankietu. Co należy wziąć pod uwagę robiąc kosztorys? Przede wszystkim liczbę uczestników. Od niej zależy wybór miejsca, a możliwości jest wiele, zarówno w przypadku planowania eventu na kilkanaście, jak i kilkaset gości. Więcej osób oznacza konieczność zarezerwowania większej sali i zapewnienia odpowiednio większego poczęstunku. To wszystko wiąże się z wyższymi kosztami, dlatego właściwe oszacowanie ilości uczestników jest bardzo istotne.

Na koszt znacząco wpływa także zapewnienie dodatkowych atrakcji. Różnego rodzaju pokazy, zabawy i gry to popularne elementy imprez firmowych. Są doskonałym uzupełnieniem spotkania i sposobem na integrację pracowników. Warto uwzględnić je w budżecie, ponieważ na pewno zrobią pozytywne wrażenie i sprawią, że uczestnicy będą bardziej zaangażowani.

ParkHotel Łysoń oferuje możliwość przygotowania takich dodatkowych atrakcji. Jest to dużym udogodnieniem dla organizatorów konferencji, ponieważ nie muszą się tym zajmować samodzielnie i mają pewność, że zostanie to przygotowane na wysokim poziomie. Do wyboru jest wiele różnorodnych opcji, np. imprezy tematyczne, integracja na świeżym powietrzu, koncerty i degustacje. Do każdej okazji można dopasować odpowiednią atrakcję, która zadowoli gości.

Konieczność zapewnienia noclegu oraz transportu dla uczestników to również kwestie, które trzeba wziąć pod uwagę podczas planowania budżetu. Najlepszym rozwiązaniem jest wybranie obiektu, który oferuje pakiety łączące korzystanie z sal konferencyjnych z noclegiem. To samo dotyczy cateringu - wybranie miejsca, które może zapewnić wyżywienie podczas spotkania będzie nie tylko korzystniejsze finansowo, ale też wygodniejsze dla osoby odpowiedzialnej za planowanie tego przedsięwzięcia.

Wybór miejsca na konferencję

Odpowiedni dobór sali konferencyjnej jest bardzo ważny i może zdecydować o tym, czy wydarzenie będzie udane. Zapewnienie komfortowego, przestronnego miejsca w dobrej lokalizacji to coś, co uczestnicy z pewnością docenią, a to przełoży się na dobrą atmosferę. Podczas wyboru sali przede wszystkim trzeba zwrócić uwagę na jej wielkośćkształt. Należy się zastanowić nad poniższymi kwestiami:

  • czy pomieszczenie jest wystarczająco duże, żeby pomieścić przewidywaną liczbę gości?

  • czy jest odpowiednia ilość wolnej przestrzeni do swobodnego poruszania się?

  • czy osoby siedzące z tyłu bez problemu będą w stanie odczytywać prezentowane informacje?

  • czy istnieje możliwość różnego ułożenia stołów?

Kolejnym aspektem jest odpowiednie wyposażenie. Sala konferencyjna powinna być dobrze oświetlona i klimatyzowana. Ponadto trzeba się zastanowić, czy będziemy potrzebować dodatkowego sprzętu, takiego jak rzutnik, ekran lub mikrofon. Jeśli tak, to dobrze jest zapytać, czy trzeba za nie dodatkowo zapłacić, ponieważ w niektórych lokalach nie są one w pakiecie. ParkHotel Łysoń ma w ofercie specjalnie przystosowane sale konferencyjne, które są wyposażone w projektor multimedialny, ekran, nagłośnienie i flipchart. W każdej sali można korzystać z wi-fi, dostępny jest także telewizor z dvd. Istnieje również możliwość zaciemnienia pomieszczenia.

Nie bez znaczenia jest także lokalizacja oraz otoczenie. Położenie obiektu w malowniczej okolicy i możliwość spędzenia czasu na świeżym powietrzu to świetne warunki do organizacji spotkań biznesowych. Dogodny dojazd i odpowiednia ilość miejsc parkingowych to jedne z kluczowych kwestii, które pomogą zadbać o wygodę uczestników konferencji. Jeśli wydarzenie planowane jest na kilka dni, należy zapewnić gościom nocleg, oczywiście najlepiej w tym samym obiekcie, dlatego przy wyborze miejsca trzeba upewnić się, iż istnieje taka możliwość.

Dbałość o szczegóły

Jak zorganizować konferencję, która zrobi duże wrażenie na uczestnikach? Zadbać o każdy szczegół. Staranne dopracowanie takich kwestii, jak spójny wygląd materiałów szkoleniowych wynosi wydarzenie na wyższy poziom i poprawia wizerunek firmy. Nie bez znaczenia jest również profesjonalny kontakt z uczestnikami i każdy organizator konferencji powinien o tym pamiętać. Należy dbać o sprawny przebieg zapisów oraz przekazywanie wszystkich niezbędnych informacji. Tuż przed rozpoczęciem spotkania dobrze jest odpowiednio przygotować salę - przewietrzyć ją, zadbać o odpowiednie światło i upewnić się, że wszystkie potrzebne urządzenia są sprawne. Warto zastanowić się nad problemami, które mogą się pojawić w trakcie konferencji i pomyśleć, w jaki sposób można im zapobiec. W ten sposób będziemy dokładnie przygotowani na wszelkie możliwe trudności i nic nas nie zaskoczy. Dobrym pomysłem jest rozdanie ankiet na koniec spotkania, dzięki którym zdobędziemy opinię o nim i dowiemy się, co można w przyszłości poprawić.

Podsumowanie

Zorganizowanie szkolenia lub spotkania biznesowego na wysokim poziomie wymaga przede wszystkim dobrej organizacji pracy. Na początek warto jest stworzyć wstępny zarys wydarzenia i ustalić, z jaką grupą gości będziemy mieć do czynienia. Jednym z najważniejszych elementów jest wybór odpowiedniej sali konferencyjnej. To od niej zależy, czy uczestnicy będą czuć się komfortowo i czy spotkanie zrobi na nich dobre wrażenie. Kluczowe jest także opracowanie dokładnego planu, co pozwoli na oszacowanie kosztów i ułatwi wybór miejsca, a także pomoże w podjęciu decyzji o zapewnieniu dodatkowych atrakcji. Dobrze jest uważnie przeanalizować gotowy plan i myśleć zapobiegawczo, aby przygotować się na ewentualne problemy. Zastosowanie się do powyższych rad sprawi, że organizacja konferencji nie będzie trudnym zadaniem, a wydarzenie zostanie przygotowane na najwyższym poziomie, dając nam ogrom satysfakcji.

Masz pytania? Chcesz zarezerwować pobyt?

Zadzwoń, chętnie doradzimy! RECEPCJA+48 33 875 74 00

Kontakt

ul. Wadowicka 169 a, Inwałd
34-120 Andrychów


Bank PKO BP S.A.
PL 96 1020 2430 0000 8202 0044 7268

Docenili nas

Akceptujemy

Restauracja Mickiewicza

Zapraszamy także do naszej drugiej restauracji w centrum Andrychowa.

Zobacz