Wigilia firmowa - organizacja świątecznego spotkania krok po kroku

Wigilia firmowa - u jednych wzbudza same pozytywne emocje i przywołuje miłe wspomnienia, a dla innych jest jedynie przykrym obowiązkiem. Na to, w jaki sposób świąteczne spotkanie kojarzy się pracownikom, mają wpływ głównie dwa czynniki: atmosfera panująca w firmie oraz aspekty organizacyjne wigilii firmowej. O ile poprawa atmosfery bywa skomplikowanym i długotrwałym procesem zależnym od wielu osób, tak sprawy organizacyjne możesz kontrolować samodzielnie.

Musisz zorganizować wigilię firmową, ale nie wiesz jak się za to zabrać? Marzysz o świątecznym spotkaniu, na którym wszyscy choć na chwilę zapomną o codziennych zmartwieniach? Poniższy plan pomoże Ci bezboleśnie przejść przez proces organizacyjny. Zaczynamy!

Organizacja wigilii firmowej - od czego zacząć?

Pierwszy krok to podjęcie decyzji, gdzie taka wigilia ma się odbyć. Opcji jest kilka:

w biurze - najbardziej ekonomiczne rozwiązanie, lecz wymagające dużego zaangażowania. Dekoracje lub poczęstunek trzeba załatwić we własnym zakresie lub skorzystać z usług firmy zewnętrznej. Potrzeba też odpowiednio dużego pomieszczenia, którym nie każda firma dysponuje.
w restauracji - ta opcja wiąże się z nieco większymi wydatkami, za to z dużo mniejszym zaangażowaniem, co stanowi ogromną zaletę dla wielu osób. Całą techniczną stronę organizacji można powierzyć specjalistom. Trzeba jedynie znaleźć właściwy lokal i odpowiednio wcześnie dokonać rezerwacji.
w hotelu lub centrum konferencyjnym - pod względem organizacyjnym jest to rozwiązanie bardzo podobne do poprzedniego. Zorganizowanie wigilii firmowej oddajemy w ręce specjalistów, którzy zadbają o odpowiednie przygotowanie sali, poczęstunek i dekoracje. To dobra opcja dla osób, które potrzebują większej elastyczności w przebiegu imprezy. Spotkanie można zorganizować w formie bankietu, urozmaicić muzyką na żywo, tańcami i różnego rodzaju pokazami.

Sprawdź ofertę Wigilia Firmowa w ParkHotel Łysoń!

Na tym etapie warto też skonsultować swój pomysł z resztą współpracowników. W końcu to oni będą uczestniczyć w tym przedsięwzięciu i od ich samopoczucia zależy atmosfera panująca podczas wigilii firmowej.

Wigilia firmowa - krok 2 - ustal termin

Gdy wiesz już mniej więcej jaką formę będzie miało firmowe spotkanie wigilijne, pora ustalić jego termin. W przypadku organizacji spotkania w lokalu jest to niezbędny krok, aby dokonać rezerwacji. Wigilie firmowe zwykle są organizowane między 1 a 24 grudnia. To okres, w którym czuć już klimat zbliżających się świąt, a także jest to "ostatnia prosta roku", co ma znaczenie dla kadry zarządzającej. Wielu przełożonych traktuje takie spotkanie jako dobry moment do przedstawienia krótkiego podsumowania całego roku i podziękowania pracownikom.

Warto wspomnieć również o kwestiach finansowych. Koniec roku to moment, w którym większe firmy próbują wykorzystać środki pozostałe z funduszu szkoleniowego. Wigilia firmowa to dla wielu z nich doskonała okazja, by zużyć te środki w ramach integracji.

Jak ustalić termin? W małych firmach przeważnie podaje się 2-3 propozycje terminu, a wybór odbywa się poprzez głosy wszystkich pracowników. W dużej firmie można oczywiście zorganizować takie głosowanie w postaci ankiet, jednak bywa to kłopotliwe. Z tego względu zazwyczaj decyzję podejmuje wspólnie kadra zarządzająca lub sam prezes.

Krok 3. Zarezerwuj lokal / catering

Termin wigilii firmowej ustalony? Świetnie! Teraz pora wykonać najważniejszy krok - zarezerwować lokal i/lub firmę cateringową. Konkurencja jest ogromna, dlatego wybór odpowiednich usługodawców może zająć dłuższą chwilę. Czym kierować się przy podejmowaniu tej decyzji?

Jeśli organizujesz wigilię firmową w lokalu, przede wszystkim zwróć uwagę na salę:

Czy jest odpowiednio duża, by pomieścić wszystkich gości?
Czy przestrzeń pomiędzy stołami i krzesłami umożliwia swobodne poruszanie się?
Jak wyglądają stoły? Czy jest to jeden długi stół, a może kilka mniejszych? Czy jest możliwość ewentualnych zmian?
Jak układ stołów wpłynie na komunikację między uczestnikami? Czy umożliwia swobodną rozmowę?
Czy sala będzie dostępna dla Was na wyłączność? Rezerwacja na wyłączność może wydawać się oczywistością, jednak zawsze warto o tę kwestię dopytać, by uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek.

Teraz jedna z ważniejszych kwestii, a dla wielu zdecydowanie najistotniejsza - menu wigilijne. Niezależnie od tego, czy zorganizowaniem spotkania zajmie się lokal, czy decydujesz się na wybór firmy cateringowej, musisz przeanalizować kartę dań.

Trzeba się tutaj oczywiście kierować skalą wydarzenia, jednak menu składające się z zupy, dania głównego, deseru i napojów ciepłych oraz zimnych to absolutna podstawa. Warto też zdecydować się na zimną płytę. Pozwala ona nie tylko uniknąć sytuacji, w której poczęstunku będzie zwyczajnie mało, ale też daje większy wybór osobom, którym dania główne nie posmakują.

Dowiedz się wcześniej również, czy wśród pracowników są osoby przebywające na specjalnej diecie. Dania bezglutenowe, bezmleczne czy wegańskie to obecnie standard i każdy lokal jest w stanie je przygotować.

Krok 4. Zaproszenia na wigilię firmową

Zastanawiasz się, czy zaproszenia na takie spotkanie są w ogóle konieczne? Odpowiedź brzmi: oczywiście, że tak! Chyba, że jest to mała firma i w przygotowania angażują się sami pracownicy, traktując je jako wspólne przedsięwzięcie. W innym przypadku, zaproszenia trzeba wysłać.

W większości firm odbywa się to obecnie drogą elektroniczną. Jest to forma najszybsza, darmowa i nie wymagająca dużego nakładu pracy. Trzeba jednak pamiętać, by takiego maila wysłać z odpowiednim wyprzedzeniem - najlepiej 2-3 tygodnie przed planowanym wydarzeniem.

A co w przypadku, gdy na spotkanie świąteczne planujesz zaprosić nie tylko pracowników, ale też kontrahentów i inne osoby z zewnątrz? W takiej sytuacji warto pomyśleć o tradycyjnych zaproszeniach w formie papierowej. To zdecydowanie bardziej profesjonalna i elegancka forma.

Krok 5. Dodatkowe atrakcje

Wigilia firmowa kojarzy Ci się z formalnym i nieco sztywnym spotkaniem? Wcale nie musi tak wyglądać! Wystarczy postawić na odpowiednie atrakcje, na przykład:

wspólny maraton filmów świątecznych,
karaoke ze świątecznymi piosenkami,
poznawanie świątecznych zwyczajów z różnych zakątków świata, np. w formie quizu,
degustacja nietypowych świątecznych przekąsek,
przygotowanie zimowej kawy lub zdobienie pierników,
warsztaty z wykonywania ozdób świątecznych.

Tego typu atrakcje to nie tylko świetna zabawa, ale też sposób na zacieśnianie więzi między pracownikami. W końcu wigilia firmowa to też impreza integracyjna!

Chcesz ograniczyć wydatki związane z wigilią firmową i dlatego rezygnujesz z atrakcji? Mamy dobrą wiadomość - możesz urozmaicić spotkanie świąteczne bez dodatkowych kosztów. Ciekawym pomysłem jest wprowadzenie konkretnej tematyki - np. wszyscy ubierają się w stylu lat 80. lub zakładają świąteczne swetry. Można nawet zorganizować konkurs na najbardziej oryginalny strój. Dobra zabawa gwarantowana!

Wisienka na torcie, czyli prezenty na wigilię firmową

Upominki świąteczne dla pracowników to standard. Najprostszym rozwiązaniem jest premia świąteczna w formie gotówki lub różnego rodzaju karty podarunkowe. To dość "bezpieczny" prezent dla pracownika, ponieważ to on sam decyduje, na co przeznaczy taki upominek.

Popularne są też paczki złożone ze świątecznych produktów - zimowej herbaty, aromatycznej kawy, słodyczy, konfitur lub miodu.

W wielu firmach pracownicy otrzymują również prezenty dla dzieci - świąteczne słodycze i drobne zabawki.

Warto przy okazji wspomnieć, jakich prezentów nie powinno się dawać. Na czarnej liście są m.in. książki motywacyjne (tytuł "jak być lepszym pracownikiem" lub "jak pracować efektywniej" raczej nie wywoła u nikogo pozytywnych emocji), bielizna oraz przedmioty związane z religią. Boże Narodzenie jest co prawda świętem chrześcijańskim, ale pracodawca nie powinien się interesować poglądami religijnymi pracowników, a tym bardziej wręczać tego rodzaju prezentów. Jest to zwyczajnym nietaktem. Z reguły powinno się również unikać obdarowywania pracowników alkoholem.

Jak zorganizować wigilię firmową? Najważniejszy jest dobry plan!

Zorganizowanie wigilii firmowej nie należy do najłatwiejszych zadań. Jednak dzięki ustaleniu harmonogramu działania unikniesz chaosu i dodatkowego stresu. Wykorzystaj powyższe informacje i stwórz swój plan działania krok po kroku - od ustalenia terminu, przez rezerwację lokalu lub organizację miejsca w biurze, po atrakcje, upominki i listę dań.

Dzięki temu, mimo natłoku obowiązków nie zapomnisz o żadnym istotnym elemencie, a wigilia firmowa wzbudzi same pozytywne emocje zarówno u Ciebie, jak i u reszty pracowników.